Для оформления всех необходимых важных и, что самое главное, официальных документов для любой фирмы или частного предприятия, да и в глобальном смысле вообще, существует отдельный механизм, который называется делопроизводство. Он следит за тем, что бы документы были вовремя и правильно составлены, что бы была налажена их схема движения и оборот, ну и, естественно, что бы они были в надежности и сохранности (помещены в безопасные архивы). Собственно это и есть три основных этапа делопроизводства любой компании.
Делопроизводство — это крайне личное дело любой фирмы, поэтому следить за этим делом должен самый главный, то бишь руководитель. Ведь все тонкости и секреты (успешности или наоборот) компании хранятся в документах. Грамотно организовать, проследить за тем, что бы все перечисленные правила и распорядок использования ценных бумаг в специализированных подразделениях выполнялись в точности, как было указано. Постоянное совершенствование делопроизводства — вот то, что должен проводить руководитель.
Как ни крути, но все задачи делопроизводства на одного человека возложить нельзя, поэтому такие моменты как внедрение, ведения подсчетов и слежение за безопасностью документов возлагается на специальные подготовленные должностные лица.
Итак, если сделать итог, что же такое документооборот. Это процесс перемещения документов в компании с момента их формирования или же принятия до окончания получения (отправка из фирмы и перенос в архив).
Существует несколько видов документооборотов. Например, бухгалтерский или электронный. Бухгалтерский – представляет собой знакомую многим схему, которая была выработана за долгие годы получения опыта в этом деле многими предприятиями и фирмами. Не будем ее пока рассматривать. С ней Вы можете ознакомиться, воспользовавшись поисковиком. Затронем электронный документооборот. Это более комфортный и удобный способ для любого производства, ведь все важное можно выслать мгновенно и без задержек. Формируется база данных, в которой буду лежать все «бумаги», но уже в электронном виде. Серьезные фирмы обычно создают свой софт, с помощью которого можно этой базой распоряжаться — браузер. Возможно (даже уже необходимо) использование интернета в качестве обмена информацией. У такого документооборота есть только один минус — это обеспечение безопасности. Очень уж много лазеек есть на самом деле, которые хороший хакер может найти, поэтому экономить на программах и способах, которые обеспечивают безопасность – не рекомендуется.
Дата публикации: 03.04.2013, 00:07